Einrichtung eines internen Kontrollsystems (Tax Compliance Management System - TCMS) zur Erfüllung der steuerlichen Pflichten

Die Kommune als Teil der öffentlichen Hand, ist zum einen selbst Steuergläubigerin, welche Steuerehrlichkeit und -aufrichtigkeit von Steuern entrichtenden Bürgern und Unternehmen erwartet, zum anderen sind die Kommunen aber auch selbst Steuersubjekt. Es ist daher eine Selbstverständlichkeit, dass von Seiten der Kommune Sorge zur Steuerehrlichkeit getragen wird.

 

Die steuerliche Kontrollsystem-Richtlinie ist der zentrale Bestandteil des steuerlichen Kontrollsystems. Ziel dieser Richtlinie ist es, dass die Kommune stets entsprechende Vorkehrungen und Maßnahmen zur Einhaltung steuerlicher Pflichten trifft und überwacht. Für die Verwaltungsspitze einer Kommune ist es Aufgabe, Maßnahmen zur Organisation und Vorkehrung zu treffen, zur Sicherstellung und Umsetzung von steuerlichen Obliegenheiten. "Compliance" meint dabei die Pflicht zur Einhaltung von Regeln, gesetzlicher Bestimmungen und internen Richtlinien. Unter "steuerliches Kontrollsystem" wird die Gesamtheit der Grundsätze und Maßnahmen sowie korrespondierende Kontrollen zur Einhaltung von Regeln verstanden. Regelverstöße in der Kommune werden damit vermieden. Ein steuerliches Kontrollsystem bedeutet daher die Implementierung und Pflege eines Systems zur Sicherstellung der Befolgung steuerlicher Gesetze und Vorgaben der Finanzverwaltung.

 

Hierfür ist ein bedarfsgerechtes steuerliches Fachwissen in der Verwaltung notwendig sowie ein funktionierender Informationstransfer der betroffenen Fachebenen und eine entsprechende und erforderliche Anpassung bestimmter Verwaltungsprozesse und ggf. der Verwaltungsorganisation hinsichtlich der steuerlichen Erfordernisse. Wird dem internen Informationsfluss kein Automatismus zugrunde gelegt und dieses stets vom zentralen Steuerfachamt angestoßen, nimmt die Fehleranfälligkeit zu. Hingegen können auch eingespielte Abläufe durch Krankheitsfälle, Personalwechsel, organisatorischer Änderungen, Rechtsänderungen etc. beeinträchtigt werden. 

Die Notwendigkeit und Zielsetzung eines Tax Compliance Management Systems ergibt sich aus der stetig zunehmenden Komplexität des Steuerrechts und der dezentralen Verwaltungsstrukturen in den Kommunen. Andernfalls ist es in der Praxis nicht einfacher sicherzustellen, ob alle steuerrelevanten Sachverhalte erfasst und zutreffend gewürdigt werden, um diese in den Steuererklärungen aufzunehmen. So soll auch ein Schutz für gesetzliche Vertreter/-innen der Kommunen und deren Mitarbeitende hinsichtlich eines Haftungsrisikos bei Verstößen gegen steuerliche Vorschriften gewährleistet sein.

 

Mit Hinblick auf den Anwendungserlass vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) vom 23.5.2016 (Az: IV A 3 - S 0324/15/10001, IV A 4 - S 0324/14/10001) wird bei einem vom Steuerpflichtigen eingerichteten innerbetriebliches Kontrollsystem eine Indizwirkung anerkannt, welche gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder einer Leichtfertigkeit sprechen kann.

 

Durch die Einhaltung sämtlicher steuerlichen Pflichten und Fristen sollen finanzielle (Säumnis- oder Verspätungszuschläge), strafrechtliche nach § 370 AO und reputative Risiken für die Kommune, ihre Organe und deren handelnden Personen minimiert werden. 

Sämtliche für die Kommune tätigen Mitarbeiter/-innen haben im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit ein steuerehrliches Verhalten an den Tag zu legen und zur Erfüllung der Steuererklärungspflichten der Kommune sowie der von ihr von geführten "Betriebe gewerblicher Art" beizutragen.

Oberste Zielsetzung eines TCMS ist die fristgerechte, vollständige und inhaltlich richtige Erstellung von Steuererklärungen sowie die fristgerechte Abführung entstandener Steuerschulden. Qualifiziertes Personal und die Organisation notwendiger Verwaltungsabläufe sind hierbei ebenso zu berücksichtigen. Das TCMS ist regelmäßig auf Entwicklungen im Steuerrecht sowie auf Änderungen bei der Aufgabenerfüllung anzupassen.

 

Diese steuerliche Kontrollsystem Richtlinie gilt für sämtliche Ämter und Verwaltungsstellen der Kommune und hierbei insbesondere bei der Kommune bestehenden "Betriebe gewerblicher Art" im Sinne des § 4 KStG.